PROJECTVOORBEREIDING

De kwaliteit van een ontwerp

Bij verschillende bedrijven en projecten gaat tijd en geld verloren doordat het ontwerp te laat is, of de kwaliteit van het ontwerp onvoldoende is.
De oorzaken hiervoor zijn divers, maar hebben meestal te maken met de beschikbare tijd, capaciteit, kennis en ervaring. In de meeste gevallen wordt aangenomen dat deze factoren vast zijn en nagenoeg niet beïnvloed kunnen worden, maar niets is minder waar. Door het inrichten van de projectorganisatie kan bijgestuurd worden en zelfs opdrachtgevers (of beter kan gezegd worden ‘juist onze opdrachtgevers’) zullen de voordelen zien als een bedrijf met een duidelijk voorbereidingsplan komt. Zelfs al worden één of meerdere vormen van tegemoetkoming vanuit de opdrachtgever gevraagd is deze in enkele gevallen bereid meer ruimte te geven voor het ontwerp.

Tijd en capaciteit

Tijd is er eigenlijk altijd te weinig en vragen om projectuitstel om het ontwerp te kunnen maken is in de meeste gevallen zinloos. Dit komt o.a. omdat de opdrachtgever bij de aanvraag de totaalplanning reeds heeft bijgevoegd en deze planning wordt vaak als uitgangspunt bij het contract gevoegd. Toch zijn er goede afspraken over te maken, waarbij de mijlpalen in de planning gekoppeld kunnen worden met de aan te leveren informatie. Hiermee win je wellicht geen extra tijd, maar kan voorkomen worden dat de bruikbare ontwerptijd korter wordt. Met het verlengen van de ontwerptijd gaat de opdrachtgever vaak niet akkoord, omdat gedacht wordt dat hierdoor de uitvoering en oplevering naar achteren geschoven moet worden.  En eerder beginnen met het ontwerp is vaak binnen een organisatie niet toegestaan zolang de opdracht niet officieel binnen is. Hoe je hiermee omgaat is per project en organisatie verschillend, maar met wat geven en nemen kan vaak een intentieverklaring gevraagd worden waarmee je organisatie gedekt wordt voor alle kosten die voor het ontwerp gemaakt zijn als de verwachtte opdracht onverwachts mocht uitblijven. Duidelijk is dat het vinden van extra tijd vooral een contractueel spelletje kan zijn.

Veel meer invloed kun je uitoefenen op resources. Extra mensen op het juiste moment aantrekken. In de meeste gevallen zul je niet direct met 20 man starten waarschijnlijk, maar ook vooral niet te lang wachten om extra ontwerpers / engineers erbij te plaatsen. Hoe eerder capaciteit wordt aangetrokken hoe effectiever deze over het algemeen kan functioneren. In het begin groeien resources direct mee met het project en hoeven slechts beperkt tot niet ingewerkt te worden. Als je langer wacht met het aantrekken van deze resources wordt dit in de enkele gevallen zelfs niet eens meer gedaan. Men denkt dat er teveel informatie gedeeld moet worden en zelfs voor het inwerken van de extra resources kan men vaak geen tijd vrijmaken. Het gevolg is vaak dat ontwerp te laat de deur uit gaat, of in het ergste geval door tijdsdruk de deur uit gaat zonder goede eindcontrole.

Kennis en ervaring

Het heeft de voorkeur dat een engineer ervaring heeft met het ontwerp dat hij/zij moet maken. Uiteraard komt het ook voor dat de engineer voor het eerst te maken krijgt met een bepaalde installatie of werkwijze. Ter plaatse wordt ‘het wiel’ bedacht en uitgewerkt. Behalve dat het ontwerp hierdoor langer duurt, is het helaas regelmatig het geval dat het resultaat minder goed is dan ‘het wiel’ welke een collega engineer al eerder heeft bedacht en uitgewerkt. Dit geeft aan dat kennis en ervaring wel degelijk van belang is bij het aanstellen van resources. Uiteraard komt het regelmatig voor dat een engineer voor het eerst met een bepaalde installatie in aanraking komt. In deze gevallen is het van belang dat de eindcontrole wordt uitgevoerd door een ervaren engineer, waarbij de mogelijk nieuwe inzichten en soms verfrissende ideeën van de minder ervaren engineer soms leiden tot een  beter eindresultaat.

photo credit: Kathleen Tyler Conklin

 viaphotopin cc

Een goed ontwerp, zinvol of zinloos?

Natuurlijk moet je vooraf een afweging maken welke eisen er gesteld worden voor een project. Is een volledig uitgewerkt ontwerp eigenlijk wel nodig, of heeft de uitvoerende organisatie (of uitvoerende personen) voldoende ervaring en kan men deze met enkele eenvoudige aanwijzingen volledig zelfstandig maken? Terwijl het voor de complexe of grote projecten over het algemeen zeer zinvol zal zijn kan dit in andere gevallen mogelijk een volstrekt overbodige investering zijn. Het maken van de juiste keuzes aan het begin van een project is daarom van groot belang. Een goed ontwerp kan niet alleen geld opleveren als deze zonder problemen kan worden uitgevoerd (ideale situatie), maar geeft vooral veel werkplezier voor de mensen die bij het project betrokken zijn.

Een goede projectvoorbereiding hoort bij goed ondernemerschap!